Çoğumuz için verimlilik bir gizem. “Meşgul” olan her şeyin sürekli akışı ile çevriliyiz. Ve her gün en iyi niyetle başlarken, geriye bakıp “Neyi tam olarak yapabildim?” diye sormak zorunda kalmamız acı verici.
Doğal olarak, verimsizlik ipuçları “hayat kesintilerinden” iş akışlarına ve uygulamalara kadar bol miktarda bulunuyor.
Peki, milyarlarca dolarlık şirketlere rehberlik etmekten sorumlu liderlerin üretkenlik alışkanlıklarının içine sızabilseydiniz, ne bulurdunuz?
1. Her güne bir tema ver
2012’de yapılan Teknoloji Konferansı sırasında, Square CEO’su Jack Dorsey, (aynı zamanda Twitter’ın başkanı) iki şirketi yönetirken tüm görevlerin üstesinden nasıl kalktığını açıkladı. Paylaştığı fikirlerden biri, her güne kendi temasını vermekti. Maalesef, hiçbir önerisi “bir korsan gibi giyin” gününü içermiyordu.
Bunun yerine, her gün birbiriyle ilişkili görevler tarafından toplanmıştı: Pazartesi başvuru ve yönetim için; Salı ürünler ve pazarlama; Çarşamba vb. Bu yaklaşım çarpıcı bir şekilde “iş değişim maliyetleri”ni azaltmış. Daha fazla tema, daha fazla sonuç.
2. Teknolojiyi yolunuzdan çıkarın
Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, Nokia’nın eski yöneticisi ve şu anda Polycom, Inc.’in CEO’su Mary McDowell, yüksek teknolojili cihazların hayranlarından biri. Ancak sevgisi, akıllı telefonların, planlama uygulamalarının veya dijital yapılacaklar listelerinin çok ötesine geçmekte. McDowell’a göre “İnsan etkileşimini otomatikleştiremezsiniz ( bunu istemezsiniz de…), ancak iletişim deneyimini otomatikleştirmeye çok yakınlaştırabilirsiniz”.
Bir düğmeye basarak başlayan video toplantıları ve otomatik olarak aktif hoparlöre odaklanan kameralar, bağımlı olduğu bir kaç numara. Sonuçta, kullandığınız teknolojiyi fark eder etmez, üretkenliğiniz azalıyor.
3. Meraka yer bırakın
AOL kurucusu Steve Case’in, platformlarında bir milyon aylık okuyucuya ulaşan Foundr Magazine tarafından “Seni başkalarından ayıran ne?” sorusu sorulduğuna, yanıtı şaşırttı: “Bence meraklı kelimesi onun bir parçasıydı.”.
Neler olduğuna dair her zaman meraklıydım, dış çizgilere dikkat ediyordum ve geleceğe yüklenmeye çalışıyordum. “İvedinin zorbalığı” ile yönetilen dünyada sadece keşfetmek ve incelemek için zaman yaratmak çok zor.
Bununla birlikte, merak, inovasyon kalbinde ve inovasyon da üretimin kalbinde yatıyor.
4. E-postayı hatırlatıcıya koy
Bazen kaytarmak cezasını ödetir. Bu cephede, Zappos’un CEO’su Tony Hsieh, e-postalarını yönetmek için “Yesterbox” olarak adlandırdığı benzersiz yaklaşımı benimsiyor.
Günde yaklaşık 2.000 e-posta aldığından, geçip gitmelerine müsaade ediyor: “Zarara neden olmadan 48 saat bekleyebilirse, tek bir sözcük yanıtı olsa bile bugün gelen e-postalara yanıt vermek zorunda değilsin “.
Bu şekilde, dünün e-postalarıyla bugün uğraşıyor ve bugünün e-postaları ile ise yarın ilgilenecek.
5. Gününü bir yıl önceden planla
Çoğumuz programlarımızı bir hafta veya bir ay önceden planlıyoruz. Gerçekten üretken olmak istiyorsanız, programınızı bir yıl öncesinden şekillendirmeyi deneyin. Garip bir tavsiye gibi görünüyorsa, tam da Nissan CEO’su Carlos Ghosn’un yaptığı şey budur.
Üç şirketin üstesinden gelebilmek için Nissan, Renault ve Mitsubishi Motors – Ghosn açıklıyor: “Önümüzdeki 15 ay içinde nerede olacağımı, ne yapacağımı tam olarak biliyorum. Bu sadece benim için değil, çoğunlukla benim için çalışan insanlar için. Ne zaman Tokyo’da olacağımı, Paris’te olacağımı, New York’ta olduğum zamanları biliyorlar böylelikle kendilerini organize edebiliyorlar.”
6. Masadaki zamanınızı sınırlayın
Üretken kalmanın mantıksız yollarından biri, kendinize en çok çalıştığınız yerden uzakta daha fazla zaman vermenizdir. Bir ofis işinde ortalama bir kişinin her gün 9.3 saat çalışması göz önüne alındığında, bu sadece verimlilik meselesi değil sağlıktır.
Google CEO’su Larry Page, mobil cihazından çalışmayı seçerek PC’ye maruz kalma süresini mümkün olduğunca kısıtlıyor. Dahası, ekibini de aynı şeyi yapmaya teşvik ediyor. Fortune’la yaptığı röportajda, haftada en az bir günü yalnızca mobil cihazlarda çalışmaya harcamak, Google’ın cep telefonuna odaklanma çabasının ve ekibini ileriye doğru itmenin bir parçası olduğunu söylüyor.
7. Onu kapatın
Larry Page’in iş sırasında uzaklaşma önerisine benzer olarak, iş sonrası saatlerde bağlantıyı kesmek çok daha önemlidir. Hatta, üretken kalmanın anahtarlarından biri de işi ne zaman uzağa kaldıracağını bilmektir.
Şu anki AOL CEO’su Tim Armstrong, düzenli olarak ofisinden evine akşam geç saatlerde dönüyor. Ama erken gittiğinde, telefonu tamamen kapattığını söylüyor. Akşam 8’den sonra kendini acımasızca aile zamanına adıyor. Favori “onu kapat” aktivitesi? Kızına her gece kitap okumak.
8. Renk ve bilimi karıştırın
Liderler verilerle yaşıyor çünkü gerçek sayılar, işte kritik önem taşıyan alanlarda verimliliği sağlamak için tek yol. Sorun şu: Ham sayılar hayata geçirilemiyor. VMWare CEO’su Patrick Gelsinger bunun için renkli bir çözüm sunuyor. Günlük programındaki her bloğu renklerle kodluyor. Örneğin, iş ortaklarıyla olan buluşmalar mor, strateji buluşmaları sarı. Sonrasında stajyerler ile birlikte çalışarak programını gözden geçirmek ve kişiselleştirilmiş, üretkenlik gökkuşağını değerlendirmek için, zaman yönetimi üzerine yapılmış çalışmalara karşı biriktiriyor.
9. Yapabildiğiniz her şeyi otomatikleştirin
Her şeyi otomatikleştirmek %100 mümkün olmayabilir, ancak Wagepoint CEO’su Shrad Rao, iş sahiplerinin mümkün olduğunca fazla şeyi otomatikleştirerek üretkenliklerini maksimum düzeye çıkarmalarını öneriyor. Rao, küçük işletmeler için mümkün olan en basit şekilde işleme bordrosu sağlamayı amaçlayan kendi bordro otomasyon hizmetini, bu felsefenin etrafında kurdu. Rao’nun tartışmasına göre, “Odaklanma ve zaman nadir bulunan ürünlerdir”. “Yapabileceğiniz her şeyi otomatikleştirerek, enerjinizi, yalnızca yapabileceğiniz derin işe harcamak için serbest bırakabilirsiniz”. Otonom veya dış kaynaklı günlük görevler olsun, yapması gereken siz değilseniz, bunu yapmayın.
Kaynak: 9 productivity tips from the leaders of billion-dollar companies